【Excel】フィルターの設定と使い方｜絞り込みや並び替え、ショートカットも

大量のデータを扱うExcelでは、絞り込みができるフィルター操作は必須の機能です。膨大なデータを目視だけで確認する作業は時間がかかりますが、フィルター機能を活用することで作業効率が大幅にアップします。

今回は、Excelのフィルター機能についてやフィルターの設定方法や実際の使い方をお伝えします。

Excelのフィルター機能について

フィルターの設定方法や使い方を説明する前に、利便性について知っておきましょう。

フィルターとは？

Excelのフィルターは、表やデータの中から特定の条件に合致する行を表示したり、非表示にしたりする機能です。これにより、大量のデータから必要な情報だけを見やすく抽出することができます。

フィルターを利用することで、入力されているデータの中から特定の条件を満たすデータを絞り込み、必要な情報だけを見やすく抽出することができます。

フィルターを使用するメリット

フィルターを使用するメリットをいくつか紹介します。

データの絞り込みが容易かつ視認性が高い

膨大なデータの中から特定の条件に合致するデータを素早く絞り込み、必要な情報だけを抽出することが可能です。

もしフィルターを使わずにデータを探すとなると、条件に当てはまるデータを目視で探すことになります。千や万を超える大量の情報の中から一部の条件に該当するデータを探すのは現実的ではありません。

例えば、タスク管理表の中から進捗の状態が「未着手」のデータを目視のみで探し出すのはとても大変です。

その点、Excelフィルターを活用することで、状態が「未着手」となっているデータのみを絞り込むことができます。その他のデータは表示されることがないので、一目で特定のデータを探し出すことができる便利な機能となっています。

条件の柔軟性

フィルター機能は、さまざまな条件を組み合わせてデータをフィルタリングすることができます。テキストや数値、日付など、多岐にわたる条件を指定できるのでデータの絞り込みに困ることはほぼありません。

それでは、実際にフィルターの設定と使い方を試していきましょう。

フィルターの設定方法

いくつかあるフィルターの設定方法のうち、今回は2つの方法をご紹介します。

［データ］タブから設定

フィルター設定方法はとても簡単です。

まずは表内の任意セルを選択しましょう。下記画像ではA1セルを選択状態にしています。

その後、［データ］タブから［フィルター］をクリックすれば全ての項目にフィルターを設定することができます。

表の1行目が見出しと認識され、各セルの右下に「▼」マークが表示されていることを確認できればフィルターの設定は完了です。

ショートカットで設定

フィルターは頻繁に利用する機能なので、ショートカットキー Ctrl + Shift + L が割り当てられています。

ショートカットも便利なのでぜひ覚えておきましょう。

フィルターの使い方

フィルターの設定ができたので、使い方を見ていきましょう。今回はタスク管理表をもとにフィルター機能を実践していきます。

特定の条件で絞り込む

表のデータを特定の条件で絞り、一覧で表示します。

タスク管理表の状態が「未着手」であるデータのみを確認します。「状態」見出しの［▼］をクリックし、「未着手」の項目にのみチェックを入れて［OK］をクリックしましょう。

状態が「完了」「進行中」となっているデータは非表示になり、「未着手」のデータのみが絞り込まれて表示されていることを確認できました。

どの見出しに対してもフィルターをかけることができるのでぜひ試してみてください。

昇順・降順を活用する

フィルターでは特定の条件で絞り込むだけでなく、数値や日付などを昇順・降順に並び替えることもできます。

昇順の機能を試すため、タスク管理表の期限日を昇順に並べ替えてみましょう。

「期限日」見出しの［▼］を選択、「昇順」をクリックすると日付が早い順に並び替えられます。

昇順・降順の並び替えは、特定の条件で絞り込むよりも少ない手順で完結します。

「明日までの作業を確認したい」「売上金額が少ない商品を調べたい」などの調査に使用することが多いので活用してみましょう。

複数の条件で絞り込みや並び替えができる

フィルター機能では、複数の条件で絞り込むことも可能です。

状態を「未着手」で絞ったデータを、期限日が昇順となるように並び替えたExcel表が下記画像となります。

タスク一覧の表であれば、優先度や責任者なども同じように絞り込みしてもいいかもしれません。欲しい情報を取得するときにフィルターをうまく活用できるようになると、作業効率が格段にアップします。

まとめ

今回は、Excelのフィルター機能についてやフィルターの設定方法や実際の使い方をご紹介しました。

大量のデータを効率よく活用するためにも、フィルターは必須の機能です。

しっかりと使い方をマスターしましょう。